Modèle de cahier des charges supply chain

Dans la supply chain, le cahier des charges fait trois choses que le tableau de bord ne fait pas : il décrit les flux, il fixe des niveaux de service mesurables, et il répartit les responsabilités entre le chargeur et le prestataire. Sans lui, chaque prestataire chiffre un périmètre différent, et la comparaison des offres devient impossible.

À quoi sert ce cahier des charges

Il ne décrit pas des marchandises : il décrit des flux et la façon de juger qu’ils sont bien exécutés. Il fixe le taux de service attendu, le lead time, les heures de livraison et la gestion des aléas. C’est lui qui transforme une promesse commerciale en engagement mesurable.

Les sept sections du modèle

L’ordre suit la lecture du prestataire : les volumes d’abord, le prix en dernier. Chaque section indique ce qu’on y écrit, avec un exemple pris dans une prestation de transport et d’entreposage.

1. 01

   1. Volumes et nature des flux

   Références, palettisation, saisonnalité, origine et destination. Exemple : « 120 références, 40 palettes par jour en moyenne, pic de 90 palettes en fin de trimestre ».

2. 02

   2. Périmètre de la prestation

   Transport, entreposage, préparation de commandes : ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Exemple : « dans le périmètre : transport amont et aval, stockage ; hors périmètre : co-packing et gestion des retours ».

3. 03

   3. Niveaux de service attendus

   Taux de service, OTIF, délai de mise à disposition. Exemple : « taux de service de 98 %, OTIF de 95 % mesuré mensuellement, mise à disposition sous vingt-quatre heures ».

4. 04

   4. Systèmes d’information et EDI

   Échanges de données, traçabilité, interfaces. Exemple : « ordres de transport et de préparation transmis par EDI, traçabilité par lecture des codes au départ et à l’arrivée ».

5. 05

   5. Gestion des aléas

   Retards, avaries, litiges, pénalités. Exemple : « toute avarie est signalée sous vingt-quatre heures, pénalité par jour de retard au-delà du délai contractuel ».

6. 06

   6. Responsabilités et assurances

   Qui supporte quoi, couvertures d’assurance. Exemple : « responsabilité du prestataire sur la marchandise confiée, attestation d’assurance à joindre à l’offre ».

7. 07

   7. Modalités de réponse

   Incoterms, date limite, pièces demandées. Exemple : « prix exprimés selon Incoterms 2020, réponse attendue sous trois semaines, grille tarifaire détaillée par flux ».

Les cinq erreurs fréquentes

Ce sont les cinq fautes que l’on retrouve dans les appels d’offres qui tournent court ou qui se paient en litiges.

• Confondre taux de service et OTIF. L’OTIF mesure la ponctualité et la complétude des livraisons ; le taux de service mesure la disponibilité du produit. Ne les fusionnez pas dans un même indicateur.
• Omettre les volumes. Sans volumes et sans saisonnalité, le prestataire chiffre au doigt mouillé, puis facture les écarts. Donnez les moyennes et les pics.
• Ignorer les Incoterms. Sans Incoterms écrits, la responsabilité du transport et la charge des risques restent floues. Fixez-les dès la réponse.
• Sous-estimer les systèmes d’information. Un prestataire sans EDI impose une ressaisie manuelle qui coûte et qui se trompe. Décrivez l’interface attendue.
• Laisser les pénalités floues. Sans pénalité par jour de retard, le délai contractuel n’engage personne. Écrivez le montant et le plafond.

Saisonnalité et pics : ce que le prestataire ne peut pas deviner

Une moyenne annuelle ne suffit jamais à chiffrer une prestation : c’est le pic qui dimensionne les moyens, et c’est le pic que le prestataire facturera s’il le découvre en cours de route. Donnez la moyenne, le pic et sa fréquence — un pic de 90 palettes par jour en fin de trimestre ne se traite pas comme un flux régulier de 40 — ainsi que le préavis d’anticipation dont vous disposez. Un prestataire prévenu du pic peut le provisionner ; un prestataire qui l’ignore chiffrera le flux moyen puis négociera l’écart en cours de contrat.

Un cahier des charges supply chain tient sur cinq à huit pages : au-delà, le prestataire lit en diagonale et chiffre ce qu’il a supposé. Noralym génère ce document à partir du besoin et le diffuse aux prestataires.