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Sur une consultation de prestation, la grille arrive souvent trop tard : les offres sont sur la table, un candidat plaît, et la pondération se règle jusqu’à ce que le classement le désigne. Le résultat est peut-être bon. Il est indéfendable — et c’est le problème le jour où un fournisseur écarté demande pourquoi.
Quatre à six critères, jamais douze
Une grille à douze critères ne discrimine pas : en répartissant le poids, elle rapproche mécaniquement les notes finales. Les candidats se retrouvent à trois points d’écart, et la décision se prend hors grille. Quatre à six critères, pondérés franchement, séparent les dossiers.
| Critère | Poids indicatif | Ce qu’on mesure réellement |
|---|---|---|
| Adéquation des compétences | 30 à 40 % | Recouvrement entre les compétences exigées et celles prouvées dans le dossier |
| Séniorité et expérience du domaine | 15 à 25 % | Années sur le domaine, pas années totales |
| Conditions économiques | 20 à 30 % | Tarif ramené à une unité d’œuvre comparable |
| Disponibilité | 10 à 15 % | Écart entre la date de démarrage souhaitée et celle proposée |
| Références comparables | 5 à 15 % | Missions du même ordre de grandeur, vérifiables |
| Qualité de la réponse | 5 à 10 % | Réponse au besoin décrit, ou plaquette recopiée |
Noter sur une échelle courte
Une notation sur 100 donne une illusion de précision : personne ne sait défendre l’écart entre 72 et 76. Une échelle de zéro à quatre, avec un libellé par cran, produit des notes reproductibles — deux évaluateurs différents mettent la même.
| Note | Libellé | Règle |
|---|---|---|
| 0 | Absent | Le dossier ne traite pas le point |
| 1 | Insuffisant | Traité, mais sous le niveau attendu |
| 2 | Conforme | Répond à l’exigence, sans plus |
| 3 | Solide | Répond et démontre par une expérience vérifiable |
| 4 | Remarquable | Apporte quelque chose qui n’était pas demandé et qui sert |
La note finale est la somme des notes pondérées, ramenée sur 100. Le calcul doit tenir sur une ligne : une formule qu’on ne peut pas réécrire de mémoire est une formule que personne ne saura justifier.
Le critère sans donnée n’est pas un zéro
C’est l’erreur la plus fréquente et la plus injuste. Un fournisseur qui n’a pas renseigné sa date de disponibilité n’est pas indisponible : l’information manque. Le noter zéro revient à l’éliminer pour un champ vide.
- Donnée manquante → le critère est neutralisé : son poids est retiré du total et la note est ramenée sur les critères renseignés.
- Donnée manquante sur un critère exigé → le dossier est incomplet, et une relance part avant la clôture. Une relance coûte cinq minutes ; refaire une consultation coûte trois semaines.
- Donnée présente mais non prouvée → note plafonnée à « conforme ». Une compétence déclarée sans mission à l’appui n’est pas une compétence démontrée.
Garder une part de jugement, explicitement
Aucune grille ne capte tout. Ce qui se voit en soutenance — la façon de raisonner, la capacité à dire « je ne sais pas », l’adhérence au contexte — ne se met pas dans une colonne. La solution n’est pas de tordre les critères chiffrés : c’est de réserver un poste de jugement, borné et motivé.
- Un poids explicite de 10 à 15 % pour l’appréciation du métier après soutenance.
- Une note motivée en une phrase, enregistrée avec son auteur.
- Aucune modification rétroactive des notes chiffrées. Si le jugement inverse le classement, c’est un fait à assumer et à écrire, pas à camoufler dans une pondération.
Ce que la pondération doit produire
Une bonne grille se reconnaît à trois signes : les trois premiers candidats sont séparés de plus de dix points, chaque note se justifie par une ligne du dossier, et le classement ne bouge pas si un autre acheteur reprend la grille avec les mêmes pièces.
Dans Noralym, la pondération appartient à l’acheteur : la plateforme calcule les critères mesurables, l’acheteur règle les curseurs avant la diffusion et ajoute son appréciation là où les chiffres ne disent rien. Un critère sans donnée est neutralisé, jamais compté comme un zéro, et chaque note reste justifiée par la pièce du dossier qui l’a produite.
Questions fréquentes
- Combien de critères dans une grille d’évaluation d’offres ?
- Quatre à six. Au-delà, la répartition du poids rapproche mécaniquement les notes finales et la grille ne départage plus : la décision se prend alors en dehors d’elle.
- Quel poids donner au prix dans l’évaluation d’une prestation ?
- 20 à 30 % sur une prestation intellectuelle. Au-delà de 40 %, le classement suit le tarif et vous sélectionnez le profil le moins cher ; en dessous de 15 %, le panel apprend que le prix n’est pas un critère et vos tarifs médians dérivent.
- Que faire si un fournisseur n’a pas renseigné un critère ?
- Neutraliser le critère — retirer son poids du total et ramener la note sur les critères renseignés — et relancer le fournisseur avant la clôture si le critère était exigé. Une donnée absente n’est pas une donnée nulle.